Deja de decir “simplemente”: Consejos de comunicación profesional para mujeres que desean comunicarse con más autoridad en el trabajo.

¿Alguna vez has escrito un correo electrónico que empieza con: «¡Hola! Disculpa la molestia. Solo quería ponerme en contacto contigo para ver si tenías la oportunidad de revisar…»? Léelo de nuevo. Probablemente no lo sentías. No estabas molestando a nadie. Y no había nada de «solo» en el motivo por el que escribías.

Muchos profesionales competentes suavizan peticiones perfectamente razonables incluso antes de formularlas. A veces es por cortesía. A veces es por costumbre. A veces es un intento de entablar relaciones. Y a veces refleja un entorno laboral donde la franqueza no resulta igual de cómoda ni se recompensa por igual para todos.

Esa distinción es importante, porque no se trata de argumentar que las mujeres deban empezar a comunicarse "más como los hombres". Las investigaciones sugieren que la relación entre género, lenguaje, confianza y autoridad es mucho más compleja. Un estudio publicado en el Journal of Language and Social Psychology reveló que la comunicación se volvía más vacilante según el contexto y los estereotipos asociados a la situación. Las mujeres utilizaban un lenguaje más vacilante cuando una tarea se planteaba en torno al liderazgo, mientras que los hombres se volvían más vacilantes cuando el mismo tipo de tarea se planteaba en torno al mantenimiento de relaciones. Los investigadores vincularon algunas de estas diferencias con la ansiedad generada por las expectativas basadas en estereotipos.

Otras investigaciones han demostrado que las mujeres pueden sufrir consecuencias sociales negativas cuando muestran dominio. Esto puede generar una frustrante situación profesional: si se muestran demasiado cautelosas, su autoridad puede subestimarse; si son muy dominantes, pueden ser evaluadas de forma más negativa por un comportamiento que en otra persona sería aceptable.

La solución no reside en que las mujeres se vuelvan más agresivas. El enfoque más eficaz consiste en comunicarse con intención, en comprender cuándo la calidez contribuye al mensaje y cuándo un lenguaje innecesario lo debilita antes de que nadie más tenga la oportunidad de escucharlo.

Comienza con un pequeño experimento: elimina “Just”

La palabra no tiene ningún error gramatical y se usa en muchas situaciones de forma totalmente apropiada. El problema surge cuando «simplemente» se convierte en una forma automática de minimizar la propia petición.

Comparemos la frase «Solo quería saber si ya revisó la propuesta» con «Estoy haciendo un seguimiento de la propuesta. ¿Ha tenido la oportunidad de revisarla?». La segunda versión no es grosera ni agresiva; simplemente va al grano.

Lo mismo ocurre con «Solo quería ver si podríamos programar una reunión para hablar del presupuesto», en comparación con «Me gustaría programar una reunión para hablar del presupuesto. ¿Te viene bien el martes por la tarde?». La intención es la misma, pero la segunda versión comunica mucho más claramente.

Una buena comunicación profesional a menudo consiste menos en añadir palabras impresionantes y más en eliminar las palabras que no aportan nada.

Deja de disculparte cuando no has hecho nada malo.

La palabra "perdón" merece un análisis similar. Las disculpas son importantes cuando realmente hemos causado daño, cometido un error, incumplido un compromiso, interrumpido a alguien o causado una molestia. Pero una disculpa pierde significado cuando se convierte en un mero signo de puntuación.

Piensa en frases como "Disculpa la demora" cuando respondiste dentro de un plazo perfectamente razonable, "Disculpa las molestias" antes de pedirle a un colega información que necesitas para hacer tu trabajo, o "Disculpa, ¿puedo añadir algo?" durante una reunión a la que fuiste invitado a participar.

Una alternativa útil es reemplazar las disculpas innecesarias con agradecimiento o una declaración directa. En lugar de «Disculpe la demora en la respuesta», intente decir «Gracias por su paciencia». En lugar de «Disculpe las molestias. ¿Podría enviarme el informe?», intente decir «Cuando tenga un momento esta mañana, por favor, envíeme el informe». En lugar de «Disculpe, ¿puedo decir algo?», intente decir «Me gustaría añadir un punto».

El objetivo no es eliminar la amabilidad, sino dejar de disculparse por la participación profesional normal.

Mira la pila "Creo, Tal vez, Posiblemente"

Existe una diferencia importante entre la incertidumbre apropiada y la incertidumbre innecesaria. Un buen líder debe ser capaz de decir: «No lo sé», «Necesitamos más información», «Esta es mi hipótesis actual» o «Podría estar equivocado». La honestidad intelectual es una fortaleza.

Pero compáralo con: “No lo sé, pero estaba pensando que tal vez podríamos posponer el lanzamiento a septiembre”. Si tienes una recomendación válida, dila.

Una versión más clara sería: «Recomiendo posponer el lanzamiento a septiembre porque el período de pruebas actual es demasiado corto». Aún puedes invitar al debate añadiendo: «¿Qué riesgos ves en ese enfoque?».

Eso es comunicación colaborativa sin que tu propia idea desaparezca.

No rechaces tu idea antes de que alguien más pueda hacerlo.

Otro hábito que conviene controlar es el de criticar la propia idea antes de presentarla. Frases como «Probablemente sea una mala idea, pero…», «Esto puede no tener ningún sentido…», «Seguro que ya lo habías pensado…» o «Tal vez esté completamente equivocado…» suelen aparecer justo antes de una sugerencia perfectamente útil.

Si la idea realmente tiene limitaciones, menciónelas específicamente. En lugar de decir: «Probablemente sea una pésima idea, pero tal vez deberíamos ofrecer el programa virtualmente», intente decir: «Una posible opción es un programa virtual. Tendríamos que evaluar la participación y los costos tecnológicos, pero podría ampliar significativamente nuestro alcance».

No has pretendido que la idea sea perfecta. Simplemente la has evaluado profesionalmente en lugar de criticarla antes de presentarla.

Hacer que la solicitud sea fácil de encontrar

Algunos correos electrónicos profesionales requieren una excavación arqueológica para descubrir qué es lo que realmente quiere el remitente. Puede haber varios párrafos de contexto, una disculpa, una anécdota sobre lo sucedido la semana pasada y, cerca del final, una frase que diga: «En fin, cuando tengas un momento, me preguntaba si podrías enviarme la versión firmada».

Publica la solicitud donde la gente pueda encontrarla.

Un correo electrónico profesional eficaz suele seguir una estructura sencilla: contexto, solicitud y fecha límite o siguiente paso. Por ejemplo: «Estoy ultimando la presentación para la reunión de la junta directiva del jueves. Por favor, envíenme las diapositivas financieras aprobadas antes de las 14:00 del miércoles para poder incorporarlas a la presentación final. Gracias».

Claro no significa frío. Significa que la otra persona no tiene que adivinar.

Sustituya los seguimientos vagos por pasos concretos a seguir.

«¡Solo quería saber cómo estabas!» suena amigable, pero a menudo deja al receptor teniendo que reconstruir el contexto. Un mejor seguimiento le recuerda a la persona de qué se trataba la conversación y aclara qué pasos seguir.

En lugar de decir: «¡Solo quería dar seguimiento a esto!», prueba con: «Dando seguimiento a la propuesta de patrocinio que envié el lunes. Estamos finalizando la selección de socios para el evento el viernes, así que por favor avísame antes del jueves si quieres que reserve la oportunidad de ser patrocinador principal».

Ahora el destinatario sabe de qué se está hablando, por qué se escribe, qué decisión se necesita y cuándo se necesita. Eso sí es comunicación útil.

Deja de confundir calidez con debilidad.

En el ámbito profesional, persiste la idea de que la autoridad exige volverse robótico. No es así. Basta con decir: «Buenos días», «Gracias», «Agradezco tu ayuda», «Me encantaría conocer tu opinión» o «Felicidades». La cordialidad puede fortalecer las relaciones, generar confianza, lealtad e influencia.

El problema no es la calidez. El problema surge cuando la calidez se convierte en anulación de uno mismo.

Hay una gran diferencia entre decir: «Gracias por revisar esto. Agradecería tus comentarios antes del viernes» y «¡Siento muchísimo seguir molestándote! Cuando tengas un momento, sin ninguna prisa, me preguntaba si habrías tenido tiempo de echarle un vistazo. ¡Lo entiendo perfectamente si no!».

Uno respeta el tiempo del otro. El otro hace que tu petición parezca inexistente.

Se te permite ser amable y claro al mismo tiempo.

No conviertas cada declaración en una solicitud de permiso.

Este patrón de comunicación no solo se da en el correo electrónico. Presta atención a cómo hablas en las reuniones. ¿Tus afirmaciones a veces terminan como preguntas? "¿La campaña tuvo un rendimiento excelente el trimestre pasado?" "¿Necesitamos aumentar el presupuesto?" "¿Creo que la mayor oportunidad reside en las alianzas corporativas?"

Para algunas personas, la entonación ascendente es simplemente un estilo de habla natural y no debe interpretarse automáticamente como inseguridad. Pero si notas que presentas hechos o recomendaciones repetidamente como si buscaras aprobación, experimenta dejando que la frase suene natural.

“La campaña superó nuestro objetivo el trimestre pasado.” “Necesitamos aumentar el presupuesto para alcanzar la meta revisada.” “La mayor oportunidad reside en las alianzas corporativas. He aquí por qué.”

Entonces, detente. El silencio puede resultar incómodo, pero no es necesario llenar cada pausa con un "Pero esa es solo mi opinión".

El objetivo no es parecer poderoso, sino ser comprendido.

La comunicación ejecutiva suele describirse como un tono seguro, pero la seguridad puede ser difícil de fingir. La claridad es mucho más práctica.

Antes de un correo electrónico, una reunión o una presentación importante, pregúntate: ¿Qué sé? ¿Qué recomiendo? ¿Qué necesito? ¿Qué sucede después? ¿Qué necesita esta persona de mí?

Cuando las respuestas son claras, gran parte del lenguaje innecesario desaparece de forma natural. Tu comunicación se vuelve más fácil de seguir porque tu razonamiento se vuelve más claro.

Eso importa tanto si envías un correo electrónico de dos frases, como si presentas un caso de negocio, negocias un contrato, pides un aumento de sueldo, presentas un proyecto a un inversor, diriges un equipo o hablas con la junta directiva.

Prueba la auditoría lingüística de 24 horas.

Durante un día laborable, no intentes cambiar nada. Simplemente observa.

Busca en tus correos electrónicos, mensajes de Slack o Teams palabras y frases como "solo", "lo siento", "tal vez", "creo que", "me parece que", "posiblemente", "ojalá", "si tiene sentido", "esto podría ser una tontería" o "cuando tengas la oportunidad".

Luego, hazte una pregunta: ¿Este lenguaje mejoró el mensaje o lo minimizó?

Conserva lo que te sea útil. Elimina lo que no lo sea.

No se trata de crear una lista de palabras prohibidas. Una palabra puede ser perfecta en una oración e innecesaria en otra. El objetivo es generar conciencia.

Cómo se ve realmente una comunicación profesional segura.

Comunicarse con seguridad no significa tener la respuesta de inmediato. Un buen profesional puede decir: «No lo sé. Lo averiguaré». También puede decir: «No estoy de acuerdo, y aquí están mis razones», o «Necesito más tiempo antes de poder darle una respuesta precisa».

Una comunicación eficaz también puede expresarse así: «Esa fecha límite no es realista con los recursos actuales», «Recomiendo la opción B», «Cometí un error. Así es como lo estoy corrigiendo», «Necesito ayuda» o «Eso está fuera del alcance original. Podemos agregarlo, pero tendremos que ajustar el presupuesto o el cronograma».

Ninguna de esas frases es agresiva. Son específicas. La especificidad confiere autoridad.

Las organizaciones también deben examinar su postura en la conversación.

Existe el peligro de convertir los consejos de comunicación para mujeres en una tarea más para ellas. Habla diferente. Negocia diferente. Vístete diferente. Siéntate diferente. Envía correos electrónicos diferente. Sonríe, pero no demasiado. Ten confianza, pero no intimides a nadie.

Eso no viene al caso.

Las investigaciones sobre la amenaza del estereotipo demuestran que el contexto en sí mismo puede afectar la comunicación, mientras que las investigaciones sobre la reacción adversa nos recuerdan que comportamientos idénticos no siempre se interpretan de la misma manera, dependiendo de quién los exhiba. Por lo tanto, los gerentes deben analizar cómo evalúan la comunicación.

¿Se describe a un hombre como "decisivo" mientras que a una mujer que hace la misma afirmación se la tacha de "difícil"? ¿Se considera a un empleado "seguro de sí mismo" mientras que a otro se le considera "exagerado"? ¿Tiene la "presencia ejecutiva" comportamientos específicos asociados, o se ha convertido en sinónimo de familiaridad?

¿A quién interrumpen? ¿Qué ideas se retoman más adelante? ¿Quién recibe el mérito? ¿De quién se espera que suavice las críticas?

La comunicación se produce entre personas. La responsabilidad no puede recaer exclusivamente en quien habla.

Tus palabras no tienen por qué hacerte sentir más pequeño.

Aquí tienes un reto sencillo para esta semana: elimina un “simplemente” innecesario. Sustituye una disculpa innecesaria. Haz una petición directamente. Expresa una recomendación sin insultarla primero. Di una frase en una reunión y deja que termine sin suavizarla inmediatamente.

No hagas esto porque exista una única forma correcta de que una mujer se comunique. No la hay.

Hazlo porque tus ideas merecen llegar a su máxima expresión.

La comunicación profesional no consiste en alzar la voz, volverse más frío, más duro o adoptar un tono más tradicionalmente "ejecutivo". Se trata de tener la suficiente intencionalidad para reconocer cuándo las palabras que aparecen en la pantalla o que salen de nuestra boca no reflejan con precisión la autoridad, la experiencia y el valor que las respaldan.

En la Iniciativa de Impacto del Liderazgo Femenino , creemos que el avance profesional de las mujeres requiere tanto herramientas individuales como entornos laborales dispuestos a analizar los sistemas que las rodean. A veces, el desarrollo del liderazgo comienza con un cambio importante en la carrera profesional. Y otras veces, comienza con eliminar una palabra malsonante de un correo electrónico.

"Justo."

Probablemente no lo necesites.